In de intake wordt de basis gelegd voor een efficiënt en effectief coachtraject.

Efficiënt, omdat meteen helder is waaraan en hoe er gewerkt gaat worden. Effectief, omdat ook helder is of de ontwikkelvraag wel past bij de context en of de interventies van de coach aankomen.

Om dit te bereiken is het van belang dat zowel coach als gecoachten zichzelf willen en durven laten zien. Hier gaan tips 1 en 2 over. De andere tips voorkomen vooral vertraging, verwarring of zelfs afbreuk verderop in het traject.

1. Niet gratis en vrijblijvend kennismaken
In mijn eigen coachpraktijk hanteer ik de stelregel: als de intake niet in ieder geval voor verheldering van de vraag en enkele ‘gevallen kwartjes’ zorgt, dan neem ik deze voor mijn rekening. In die zin is het wel vrijblijvend, maar als het klopt, dan is de intake ook een waardevolle, betaalde eerste stap van het traject. De fameuze ‘klik’ tussen coach en gecoachte komt als het goed is tot stand, doordat je als coach aansluit bij wat de gecoachte zegt en wil en zonder eigenbelang luistert naar diens verhaal. Deze aanpak zorgt er ook voor dat zowel de coach als de gecoachte zich al 100% inzetten: geen vrijblijvendheid, geen kaarten op de borst houden. Hoe weet je anders of de samenwerking wat gaat opleveren?

2. Helder (psychologisch) contract
Vraag aan de ander: wat verwacht je van mij als coach? En spreek ook uit wat jij verwacht van de gecoachte. Zijn er tussentijdse opdrachten of voorbereiding voor gesprekken? Wie neemt het initiatief voor het plannen van gesprekken? En wie bewaakt de kwaliteit? Dat laatste klinkt misschien gek, maar als de gecoachte de eigenaar is en blijft van het coachtraject , dan is hij dus ook verantwoordelijk voor het benoemen wanneer het te weinig oplevert. Als de gecoachte niet zelf de opdrachtgever is, maar bijvoorbeeld diens leidinggevende, bespreek dan welke vorm van voortgangsrapportage er is. En of er nog een eindgesprek met de opdrachtgever is.

3. Wat is de achtergrond en ambitie? Waarom nu coaching?
Iemands achtergrond en ambitie vertellen veel over iemands drijfveren en motivatie voor de coachingsvraag. Wanneer die ambitie niet helder is, of heel wisselend, is het goed om door te vragen. Wat betekent dit voor dit coachtraject? Wat gaat er nu anders zijn?

4. Schets van de collega’s, de leidinggevende, eventueel klanten en de functie
Het systeemdenken leert dat ontwikkelvragen nooit los staan van hun omgeving. Simpel gezegd, elke actie heeft niet alleen met de gecoachte te maken, maar is ook een reactie op de omgeving. Een intake met de gecoachte en de leidinggevende samen, kan daarom veel toevoegen. Hoe reageren ze op elkaar? Is er helderheid over het functioneren, is er vertrouwen? Omdat de agenda het niet anders toeliet, heb ik een keer een coachtraject gestart met als doel dat de gecoachte directer ging communiceren. Toen in het tweede gesprek de leidinggevende alsnog aanschoof, bleek deze zelf heel indirect te communiceren. Als zijn leidinggevende zelf niet houdt van directe communicatie, dan valt wel wat te voorspellen over de kans dat deze medewerker directer gaat communiceren!

5. Worst case scenario?
Hoe is het voor de leidinggevende als de gewenste ontwikkeling niet plaatsvindt? En hoe erg is dat voor de gecoachte? Proef de noodzaak en de ambitie met deze vragen. Neem geen genoegen met ‘dan moeten we het er dan over hebben’.

6. Een probleem of wens is nog geen coachvraag
Het helder krijgen van de vraag is vaak een hele klus: soms blijken er meerdere vragen achter de beginvraag te zitten. Maar de start is in ieder geval om van een probleem of wens naar een vraag te komen. Het ‘etiket’ dat je kiest, bepaalt namelijk al heel veel van wat je (niet) ziet om tot een oplossing te komen. Een voorbeeld: Een medewerker van de helpdesk heeft een probleem: er zijn teveel klachten van klanten. De vraag zou dan kunnen zijn: hoe krijg ik minder klachten? Maar dat is nog wel heel erg open en legt het antwoord ook nog een beetje buiten de persoon. Specifieker is al: wat wil je ontwikkelen/veranderen? Bijvoorbeeld klantgerichtheid. En welke vraag heb jij over klantgerichtheid? Wat ervaar jij daarin als lastig? Bijvoorbeeld: beter luisteren. Een start van een coachvraag zou dan zijn: wat belemmert mij om zo te luisteren, dat anderen zich begrepen voelen en tonen? Met zo’n vraag kan de coach gericht feedback geven op de effecten van luisteren en doorvragen op de situaties, gedachten en gevoelens die het luisteren beïnvloeden.

Tot slot leert de ervaring dat het nooit te laat is voor een nieuwe intake. Ik heb ooit iemand gehad die in het voorlaatste gesprek meedeelde dat ze wilde stoppen met het coachtraject omdat het haar te weinig opleverde. Door dit echt te kunnen horen, ontstond er bij haar een dieper vertrouwen dat ik er echt voor haar was (en niet voor de organisatie, mijn eigen succes, of iets anders). Dat gaf een hernieuwd psychologisch contract waarmee alsnog enkele diepgaandere thema’s van vertrouwen en authenticiteit ontwikkeld konden worden.